Palestra Signature sobre Gestão do Tempo no encontro FOHB em São Paulo
O que você pode fazer hoje para facilitar o seu amanhã? Esse foi um dos tópicos apresentados por Daniel Spinelli, Country Manager da Signature Brasil, em sua palestra sobre “Gestão do Tempo”. Sediada no XVII Encontro Comercial FOHB (Fórum de Operadores Hoteleiros do Brasil), no dia 23/11, a palestra contou com atividades interativas e apresentação de conceitos importantes sobre o gerenciamento das atividades no dia a dia.
Imprevistos, excesso de informação e excesso de reuniões: segundo pesquisa apresentada na palestra, esses são os principais “ladrões” do tempo. Para ajudar no domínio desses desperdiçadores, Spinelli apresentou dicas rápidas que ajudam a gerenciar as atividades. Entre elas está a priorização das atividades: sem a aplicação de prioridades inteligentes, torna-se difícil dinamizar a autoevolução. Pensando nisso, a solução apresentada pelo Country Manager para uma boa priorização das tarefas é ter claro quais critérios podem ser usados. Os critérios podem ser baseados nos seguintes itens:
- Urgência: as atividades urgentes são aquelas que exigem nossa atenção imediata. São, por exemplo, reuniões ou entregas com datas marcadas, além de situações inesperadas ou problemas que precisam ser solucionados o mais rápido possível. Em síntese, a urgência trata-se do quão logo algo deve ser feito.
- Importância: as atividades importantes são aquelas que se relacionam ao seu planejamento de longo prazo, como a antecipação de problemas, a elaboração de estratégias, o desenvolvimento pessoal e o cuidado com a saúde e com os relacionamentos. Em síntese, a importância trata-se do quanto fazer algo importa para você (mesmo sem ter a característica de urgência).
- Significância: as atividades significantes são aquelas que ajudam a multiplicar o tempo. Significância refere-se a tudo aquilo que é feito não com o foco no dia de hoje, com o objetivo de resolver o máximo de emergências em 24 horas; mas a tudo aquilo que é feito pensando no dia de amanhã, no dia depois de amanhã e assim sucessivamente. É investir tempo em ações de sistematização, automatização e tudo o que pode facilitar a vida no futuro. Para Rory Vaden, criador desse critério, “você multiplica o tempo dando-se a permissão emocional para investir tempo hoje em coisas que lhe darão mais tempo amanhã”.
- Pessoas envolvidas (essa é para os líderes): ainda na linha da significância, além de pensar nas coisas que trarão mais tempo a ele mesmo, um líder também precisa investir tempo hoje em atividades e estratégias que criarão mais oportunidades para seus liderados amanhã. Além disso, o líder sempre deve estar atento ao que pode ser delegado – e precisa administrar o tempo de modo que o prazo estabelecido abranja desde a capacitação (se necessário) até a entrega final.
Para pensar: “O sucesso não está relacionado com o volume de tarefas que você completa, mas sim com o significado delas. Como Peter Drucker disse certa vez: “Não há nada tão inútil quanto fazer com eficiência aquilo que não deveria ser feito.” Rory Vaden
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Dica bônus: outra forma de gerenciar o tempo é gerenciar os e-mails. Daniel apontou que o ideal é que os e-mails não sejam lidos o tempo todo, mas que seja reservado um tempo específico na agenda para isso. Outra dica é não usar a caixa de e-mail como lista de coisas a fazer e sim ferramentas adequadas; além de limpar a caixa de e-mail frequentemente, deixando-a “zerada”.
